藤原です。
昨日は朝から
イライラしていました。
朝からイライラしたおかげで、
昼に爆食いしてしまいました。
そして、
「また、体重が増えたな…」
と自己嫌悪に
陥ってしまったんです。
なぜイライラしたのか？
それは、、、
僕の準備不足と
確認不足によるミスです。
「おい、自分のせいなんかい」
と思われたかもしれません。
でも、これはあなたにとっても
大事なことなので、
ぜひ注意して聞いてほしいんです。
僕にはめちゃくちゃ
苦手な仕事があります。
それは、
書類の作成と
書類の申請です。
例えば、
税理士さんと契約する時に
振替口座の用紙の記入がありました。
住所と名前を書いて実印を押すだけなのに、
2週間以上もその書類を作成することが
できなかったのです。
ヤバくないですか？（笑）
そして、
今もある手続きをするために
書類を書いているのですが、
書き間違えや
ハンコの種類を間違えるなどで、
3回くらい資料を取り寄せて
作成に3週間以上かかっています。
さらに昨日の午前中に
市役所に書類を取りに行ったら、
ハンコを忘れてしまって
午後にまた行くことになりました。
さらにさらに。
書類を揃えられなかった自分に
ちょっと腹が立っている状態で、
銀行に書類を提出しに行ったら、、、
窓口の女性：
「藤原さん、このハンコは
ウチでは登録していないですね…」
僕：
「え、マジですか…」
窓口の女性：
「はい…」
僕：
「・・・・」
帰って確認してみたら、
会社の実印と銀行印を
間違えていました。
また資料を作成し直さなければ
いけません。
それで僕は自分に腹が立って
仕方がなかったのです。
なぜ、
このようなことが起こるのか？
さっき考えてみました。
まず、
昔から説明書などを読むのが大っ嫌いで、
パッと見でいろいろ作り始めてしまいます。
例えばプラモデルを作る時も、
ちゃんと説明書を読まずに作るので、
変な組み立て方をして
完成しなかった時がありました。
また、今の家に引っ越してきて
組み立て式の家具を購入して
組み立てた時も、
作り方をミスって未完成のまま
使っていたりします。
資料作成もとりあえず記入したら
良さそうなところを記入していくので、
間違える確率がめちゃくちゃ高いんです。
完全に自分の責任です。
ただこれは放っておくと
大切な時間を無駄にしてしまいます。
どう改善すればいいのか？考えたので
聞いてください。
まず資料を作成する
というタスクの前に、
・資料作成の注意事項を読む
というタスクを作れば、
ミスする確率を減らせるはず。
そして、資料提出する前に
・資料の抜け漏れをチェックする
・資料の最終チェックをする
・資料申請のための持ち物を用意する
などのタスクを書き出せれば
さらにミスする可能性は
低くなるでしょう。
だから、次からこのようなタスクを出して
実行することを意識しようと思いました。
実はこれは他にも使えます。
例えば、セールスレターの作成
というタスクがあったとしましょう。
なかなかセールスレターを
書けないという場合は、
ほとんどは大きなタスクに
なっていることが多いです。
この場合だったら、
セールスレター作成が
大きなタスクになります。
でも、よく考えてみてほしいんですが、
セールスレターの作成は
どのタスクの集合体でしょうか？
リサーチ、ベネフィットの書き出し、
ヘッドラインの作成…など
いろんなタスクがありますよね。
つまり、
セールスレター作成というタスクは
複数のタスクによって構成されている
大きなタスクなのです。
タスクは小分けにすれば、
実行しやすくなります。
なぜなら、1つのタスクの時間が短くなり
ゴールがイメージしやすくなるからです。
タスクが思うように進まない時、
何かミスをする時は自分が悪いのではなく、
プロセスに問題がある場合が多いです。
もしあなたもうまくいかないことがあったり、
ミスしてしまうことがよくあるなら、
ぜひ一度プロセスを見直してみてください。
(株)FJC代表
藤原由基